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2008/05/14

会議の達人

会議を最小限に止めることができれば、それは現代においては、組織の中でもっとも求められる才能である。このような方が開く会議には、安心して出席することができる。ときには、頭の体操となって、その後の仕事に良い影響を及ぼすかもしれない。

このような会議の達人のひとりにかならず上げることができるのは、放送大学ではK先生とH先生だと思われる。

K先生の方針は、いつもおっしゃっているように簡潔明瞭であって、「会議は短い」ことを第一条件としている。たぶん、傍からみるところ、「1時間原則」を持っているのではないかと思われる。

そのため、この1時間内で、かなり厳しく生産性を挙げることが求められる。第1に、集中力が求められる。絶えず発言して互いにイニシアティブを取り合うくらいの議論を行わなければならない。これは、人によっては、2時間の会議よりもキツイ仕事かもしれない。

第2に、絶えず発言するために、議論相手からの攻撃を受けやすい。そのため、もし間違っていた場合には、反省を直ちに行える柔軟性を要求される。あるいは、強引に押し切るだけの柔軟性も必要となるかもしれない。

第3に、短い会議を至上目標にするために、議題はコンパクトにする必要がある。現実はすべてがつながっており、簡単には切ることができない。けれども、そこを切り分けて、関連させずに小さく囲い込むことが重要になってくる。総合的に考えようとすると、なかなか短い会議は目指せない。この点は、したがって諸刃の剣であるかもしれない。

いずれにしても、短いことを第1条件にするという、はっきりした目標をもつとするならば、(いつも短いことが良いとはいえないが)短さを追求する工夫を絶えず心がけていないと、会議というものは長くなるという習性をむき出しにして、モンスター化する恐れがあるのだ。

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